Terakhir diperbarui: 7 September 2026
Sona AI ("Kami", "Layanan") adalah platform chatbot berbasis kecerdasan buatan (AI) yang dioperasikan oleh PT Wibi Digital Technology, yang memungkinkan Anda ("Pengguna") membangun, melatih, dan mengoperasikan chatbot untuk membalas pelanggan Anda sendiri ("Pelanggan Akhir" atau "End-User") melalui saluran seperti WhatsApp, Instagram, dan kanal lain yang didukung Sona AI.
Kami mengakui pentingnya data pribadi dan informasi lain milik pengguna layanan Kami, sehingga Anda dapat percaya bahwa Sona AI memiliki transparansi dan akuntabilitas dalam pengumpulan, penggunaan, atau pengungkapan data pribadi Anda sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP") dan peraturan perundang-undangan terkait lainnya.
Kebijakan Privasi ini ("Kebijakan") disusun untuk memberikan Anda gambaran detail tentang bagaimana Kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, mengelola, mentransfer, mengungkapkan, dan/atau melindungi data pribadi Anda (secara kolektif, "Proses") saat Anda mengakses dan/atau menggunakan layanan, situs web, aplikasi, fitur, teknologi, konten, dan produk yang Kami tawarkan (selanjutnya secara kolektif disebut "Layanan").
Kebijakan Privasi ini merupakan satu kesatuan dengan Syarat & Ketentuan Sona AI dan berlaku bagi seluruh Pengguna, termasuk namun tidak terbatas pada penyedia layanan, vendor, agen, mitra, dan kontraktor Sona AI, kecuali diatur lain dalam kebijakan privasi yang berbeda. Harap membaca Kebijakan ini dengan saksama agar Anda memahami pendekatan dan metode Kami dalam mengumpulkan serta menggunakan data pribadi Anda -- termasuk data milik pelanggan Anda sendiri yang Anda proses melalui Layanan ini (lihat Pasal 4).
Dengan mendaftar, mengakses, dan/atau menggunakan Layanan Sona AI, Anda menyatakan dan menjamin bahwa Anda telah membaca, memahami, dan menyetujui pendekatan serta metode yang dijelaskan dalam Kebijakan ini. Anda tidak berkewajiban memberikan data tertentu kepada Kami; namun, jika Anda menolak atau menarik izin atas data tersebut, Kami mungkin tidak dapat menyediakan sebagian Fitur Sona AI untuk Anda.
Kebijakan ini dapat diterjemahkan ke bahasa asing lainnya, termasuk namun tidak terbatas pada Bahasa Inggris, untuk memudahkan pemahaman Anda. Apabila terdapat perbedaan penafsiran antara versi Bahasa Indonesia dan versi bahasa asing tersebut, maka versi Bahasa Indonesia yang akan berlaku dan mengikat secara hukum.
Agar lebih mudah dipahami, Kami mengelompokkan data pribadi yang Kami kumpulkan menjadi tiga kelompok besar: (a) data yang Anda berikan secara langsung sebagai Pengguna, (b) data yang terekam secara otomatis saat Anda menggunakan dashboard Sona AI, dan (c) data milik pelanggan Anda sendiri (End-User) yang mengalir melalui Layanan karena Anda menggunakannya untuk membalas mereka. Tidak semua Fitur Sona AI mengumpulkan seluruh data di bawah ini -- jenis data yang diproses menyesuaikan dengan paket dan Fitur yang Anda gunakan.
a. Data Akun Pengguna. Nama, alamat email, nomor telepon, nama perusahaan/bisnis, dan kata sandi (terenkripsi) yang Anda berikan saat mendaftar dan memperbarui profil Akun Sona AI Anda. Data ini digunakan untuk mengidentifikasi Anda sebagai pemilik Akun dan memberi Anda akses ke dashboard.
b. Data Pembayaran dan Langganan. Riwayat dan status paket langganan (subscription) Sona AI yang Anda pilih, metode pembayaran yang Anda gunakan -- termasuk namun tidak terbatas pada kartu kredit/debit, virtual account, e-wallet, QRIS, dan gerai retail -- bukti/ konfirmasi pembayaran, serta riwayat invoice/faktur. Sona AI tidak menyimpan nomor kartu pembayaran penuh Anda; data kartu diproses langsung oleh penyedia payment gateway berlisensi yang bekerja sama dengan Kami dan tunduk pada standar keamanan industri (PCI-DSS).
c. Data Pelatihan Chatbot (Training Data). Dokumen, katalog produk, daftar FAQ, skrip percakapan, atau materi lain yang Anda unggah untuk melatih dan mengonfigurasi chatbot AI Anda agar dapat menjawab pertanyaan End-User sesuai konteks bisnis Anda. Anda bertanggung jawab penuh atas keakuratan dan legalitas data yang Anda unggah, termasuk memastikan tidak ada data pribadi pihak ketiga (mis. data karyawan atau pelanggan lain) yang diunggah tanpa dasar hukum yang sah.
d. Data Pelanggan Akhir (End-User) Anda. Sehubungan dengan peran Kami sebagai Pemroses Data Pribadi (dijelaskan lebih lanjut pada Pasal 4), Kami memproses informasi kontak End-User Anda yang secara spesifik terbatas pada nama, nomor telepon/WhatsApp, dan isi percakapan (chat log) antara End-User dan chatbot Anda. Pemrosesan dan/atau penyimpanan data ini dilakukan semata-mata untuk memfasilitasi operasional Fitur chatbot -- misalnya menghasilkan balasan otomatis dan menampilkan riwayat komunikasi pada dashboard Sona AI -- sesuai instruksi dan konfigurasi yang Anda tetapkan sendiri.
e. Data Teknis dan Aktivitas. Alamat IP, jenis dan versi perangkat/ browser, sistem operasi, pengenal perangkat, data catatan log server, waktu akses dashboard, serta interaksi Anda dengan fitur-fitur Sona AI (mis. menu yang paling sering dibuka). Data ini terekam otomatis untuk keperluan keamanan dan pemantauan performa sistem.
f. Data dari Integrasi Pihak Ketiga. Apabila Anda menghubungkan Sona AI dengan WhatsApp Business Platform (Meta), Instagram, penyedia model AI pihak ketiga, atau platform marketplace pihak ketiga (mis. Shopee), data yang relevan -- seperti status koneksi akun, token akses, atau data pesanan yang disinkronkan -- dapat dipertukarkan sesuai kebutuhan operasional integrasi tersebut.
g. Data Lain. Data lain yang Anda berikan secara langsung, atau yang dihasilkan dari penggunaan Fitur Sona AI, sepanjang relevan dengan tujuan sebagaimana diatur dalam Kebijakan ini.
Kami dapat menggunakan data yang dikumpulkan untuk berbagai tujuan berikut, termasuk namun tidak terbatas pada:
Khusus dalam konteks penggunaan Fitur Sona AI yang memungkinkan Anda mengunggah, mengelola, atau mengirimkan pesan kepada pelanggan akhir Anda (End-User), kedudukan Kami secara hukum adalah murni sebagai Pemroses Data Pribadi (Data Processor) yang memproses data berdasarkan instruksi Anda -- Kami tidak menentukan sendiri untuk apa data End-User Anda digunakan, dan tidak menghubungi End-User Anda secara independen untuk tujuan Kami sendiri (mis. pemasaran produk Sona AI). Anda berkedudukan sebagai Pengendali Data Pribadi (Data Controller) atas data End-User tersebut, karena Andalah yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan data mereka melalui chatbot yang Anda konfigurasi.
Oleh karenanya, Anda wajib dan bertanggung jawab penuh untuk memastikan bahwa Anda telah memperoleh persetujuan (consent) yang sah dari End-User Anda sebelum memproses data pribadi mereka melalui Sona AI, termasuk namun tidak terbatas pada persetujuan untuk dihubungi dan menerima pesan otomatis dari chatbot Anda, sesuai dengan basis hukum yang dipersyaratkan oleh peraturan perlindungan data pribadi yang berlaku terhadap bisnis Anda.
Anda melepaskan Kami dari segala klaim, tuntutan, atau denda yang timbul dari End-User Anda atau otoritas berwenang akibat pelanggaran pemrosesan data yang Anda lakukan sendiri melalui Sona AI -- misalnya apabila Anda mengunggah data End-User tanpa dasar hukum yang sah, atau mengirimkan pesan kepada individu yang belum memberikan persetujuan.
Kami tidak menjual data pribadi Anda maupun End-User Anda kepada pihak ketiga mana pun. Data hanya dibagikan sebatas yang secara wajar diperlukan agar Layanan dapat beroperasi, atau karena diwajibkan oleh hukum. Kami mengikat pihak ketiga yang menerima data melalui perjanjian kerahasiaan dan/atau perjanjian pemrosesan data, serta mewajibkan mereka menerapkan standar pelindungan data yang memadai. Berikut pihak-pihak yang dapat menerima data, termasuk namun tidak terbatas pada:
Kami juga dapat mengungkapkan data dan statistik agregat (yang tidak mengidentifikasi Anda atau End-User Anda secara individu) untuk kepentingan riset internal atau pengembangan produk, namun tidak akan pernah membagikan data yang dapat mengidentifikasi Anda atau End-User Anda secara pribadi untuk tujuan tersebut tanpa dasar hukum yang sah.
Karena Sona AI terintegrasi dengan penyedia layanan global, termasuk namun tidak terbatas pada Meta, penyedia model AI pihak ketiga, dan penyedia infrastruktur cloud, data pribadi Anda dan End-User Anda dapat dipindahkan, disimpan, dan/atau diproses di server yang berlokasi di luar wilayah Indonesia (termasuk Amerika Serikat). Transfer ini merupakan konsekuensi teknis dari cara Layanan beroperasi -- misalnya, balasan chatbot dihasilkan oleh model AI yang server-nya berada di luar negeri, dan pesan WhatsApp/Instagram diproses melalui infrastruktur Meta secara global.
Kami senantiasa berupaya memastikan bahwa negara atau pihak ketiga penerima Data Pribadi memberikan tingkat pelindungan data yang setara, lebih tinggi, atau sekurang-kurangnya memadai sebagaimana disyaratkan oleh peraturan perlindungan data pribadi yang berlaku di Indonesia.
Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi data Anda dan End-User Anda, termasuk namun tidak terbatas pada:
Meski demikian, tidak ada sistem elektronik -- baik dashboard web Sona AI maupun kanal integrasi chatbot (WhatsApp, Instagram) -- yang sepenuhnya bebas risiko. Kami mendorong Anda untuk turut menjaga keamanan dengan cara yang dijelaskan pada Pasal 11.
Apabila terjadi kegagalan pelindungan Data Pribadi (kebocoran data) yang berada murni di bawah kendali sistem Kami, Kami akan segera melakukan investigasi internal untuk menilai dampak dan cakupan kebocoran, mengambil langkah mitigasi untuk menghentikan/membatasi dampaknya, dan menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada Anda -- termasuk namun tidak terbatas pada melalui email dan/atau notifikasi dalam Aplikasi -- dan/atau kepada otoritas yang berwenang, paling lambat 3x24 (tiga kali dua puluh empat) jam sejak kegagalan tersebut Kami ketahui, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan pelindungan data pribadi yang berlaku. Apabila kebocoran tersebut turut berdampak pada data End-User Anda, Kami akan membantu Anda dengan informasi yang diperlukan agar Anda dapat memenuhi kewajiban notifikasi Anda sendiri sebagai Pengendali Data kepada End-User yang terdampak.
Kami tidak menyimpan data pribadi Anda maupun End-User Anda lebih lama dari yang diperlukan. Lamanya penyimpanan bergantung pada jenis data dan tujuannya, termasuk namun tidak terbatas pada:
Setelah periode penyimpanan tersebut berakhir dan tidak ada lagi kewajiban hukum untuk mempertahankannya, data akan dihapus atau dianonimkan sehingga tidak lagi dapat diidentifikasi sebagai milik Anda atau End-User Anda.
Sona AI menggunakan beberapa jenis cookies pada dashboard web, termasuk namun tidak terbatas pada:
Cookies yang Kami gunakan tidak dipakai untuk mengidentifikasi Anda secara pribadi kepada pihak ketiga di luar Sona AI. Anda dapat menonaktifkan cookies melalui pengaturan browser, namun menonaktifkan cookies esensial dapat menyebabkan sebagian fungsi dashboard (mis. status login) tidak berjalan dengan semestinya.
Sebagai Pengguna, Anda memiliki hak-hak berikut atas data pribadi Anda sendiri sesuai UU PDP, termasuk namun tidak terbatas pada:
Untuk data End-User Anda: karena Anda berkedudukan sebagai Pengendali Data atas data tersebut (lihat Pasal 4), permintaan yang diajukan oleh End-User Anda -- misalnya permintaan akses, koreksi, atau penghapusan data -- harus Anda tangani secara langsung sebagai penanggung jawab hukum. Kami akan membantu secara teknis sesuai kemampuan platform, misalnya dengan menyediakan fitur untuk melihat atau menghapus chat log End-User melalui dashboard.
Untuk menggunakan hak-hak di atas, silakan hubungi Kami melalui kontak pada Pasal 14, atau ajukan permintaan penghapusan data melalui halaman Permintaan Penghapusan Data. Demi keamanan Anda, Kami akan terlebih dahulu meminta verifikasi identitas sebelum memproses permintaan tersebut, dan akan berupaya menindaklanjutinya dalam waktu yang wajar. Kami berhak menolak sebagian permintaan apabila terdapat dasar hukum yang sah untuk itu, dan akan menjelaskan alasannya kepada Anda.
Keamanan dan legalitas penggunaan Sona AI juga bergantung pada langkah-langkah yang Anda lakukan sendiri. Anda bertanggung jawab, termasuk namun tidak terbatas pada, untuk:
Platform Kami dapat memuat tautan ke situs-situs milik pihak ketiga. Jika Anda mengikuti tautan tersebut, harap diperhatikan bahwa situs-situs tersebut memiliki kebijakan privasinya sendiri, dan Kami tidak bertanggung jawab atau memiliki kewajiban atas kebijakan-kebijakan tersebut. Kami menganjurkan Anda membaca kebijakan privasi masing-masing situs sebelum memberikan data pribadi Anda.
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan Layanan, teknologi baru, atau ketentuan hukum yang berlaku. Setiap perubahan akan diterbitkan pada halaman ini beserta tanggal pembaruannya.
Untuk perubahan yang bersifat material -- misalnya perubahan pada jenis data yang dikumpulkan, tujuan penggunaan, atau pihak ketiga penerima data -- Kami akan memberikan pemberitahuan kepada Anda melalui email dan/atau notifikasi dalam Aplikasi, paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sebelum perubahan tersebut berlaku. Anda dianjurkan untuk meninjau perubahan tersebut selama periode pemberitahuan ini.
Penggunaan berkelanjutan atas Sona AI setelah perubahan berlaku dianggap sebagai persetujuan Anda terhadap Kebijakan yang telah diperbarui.
Pertanyaan, komentar, keluhan, atau permintaan terkait data pribadi Anda (termasuk permintaan akses, koreksi, atau penghapusan data sebagaimana dijelaskan pada Pasal 10) dapat disampaikan kepada Kami di nomor +62 815-8825-003. Mohon sertakan nama, email/ nomor Akun yang terdaftar, dan uraian singkat permintaan Anda agar dapat Kami tindaklanjuti dengan cepat setelah proses verifikasi identitas.
PT Wibi Digital Technology
Wisma Korindo, Lantai 5, RT.2/RW.2, Pancoran, Kec. Pancoran,
Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12780
Email: sales@wibidigital.com
WhatsApp: +62 815-8825-003